mardi 10 décembre 2013

Un éternel débat : 1. Records management ou gestion des documents?

À quels termes devez-vous recourir pour définir vos activités? Records management, gestion des documents, gestion des archives courantes et intermédiaires, gestion des documents d’activité ou engageants? Dans un billet rédigé en 2010 sur le blogue Archivistique, fermé depuis en faveur du blogue Convergences de l’Association des archivistes du Québec, je me suis prononcé sur la question. Je reproduis ce billet ci-dessous en guide de première partie. Dans un billet subséquent, je poursuivrai ma réflexion autour de deux désignations de notre profession qui a donné lieu à un débat récemment dans la Francophonie : gestion des documents d’activités vs gestion des documents engageants.

Le principal problème que soulève l'adoption du terme records management par la norme ISO 15489 [01] pour désigner en français la gestion des documents ou, plus formellement, la gestion  archives courantes et intermédiaires, c'est qu’elle laisse supposer que le records management (RM) est une discipline « nouvelle » et, qui plus est, distincte de l'archivistique. Or le RM est pratiqué depuis de nombreuses années dans les organisations, y compris dans la Francophonie. On peut même, si l’on en a envie, faire remonter ses origines à la naissance de la civilisation occidentale. Pour s’en convaincre, on n'a qu'à consulter les considérations historiques de Jean-Yves Rousseau et Carol Couture [02] ainsi que celles de Luciana Duranti [03]. Quant à la non-intégration du RM à l’archivistique, il s’agit sans doute d’une évidence dans les pays anglo-saxons où les concepts de records et d’archives recouvrent deux réalités différentes, mais ce n’est pas le cas dans le monde francophone où la plupart des législations nationales sur les archives insistent sur le fait que la définition du mot « archives » englobe la notion de « records ». A titre d’exemple, citons la Loi sur les archives du Québec [04] qui définit les archives comme « l’ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale. » Même chose pour la loi française de 1979 [05] qui stipule que « les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date […], produits ou reçus par toute personne physique ou morale […], dans l’exercice de leur activité ».

Cela dit, dans la pratique, doit-on parler de records management, de gestion des archives courantes et intermédiaires ou de gestion des documents ? En France, le terme records management s’impose dans la littérature du milieu de la documentation et des archives. Au Québec, où le RM est une pratique courante depuis plus de trente ans, plusieurs professionnels préfèrent utiliser des expressions comme gestion des documents ou gestion documentaire pour désigner leur travail. Toutefois, les partisans d’une archivistique intégrée recourent au terme gestion des archives courantes et intermédiaires, lequel est d’ailleurs utilisé dans plusieurs événements qui se sont déroulés dans la communauté archivistique francophone, notamment dans un colloque international organisé à Dakar par l’Association internationale des Archives francophones intitulé La gestion des archives courantes et intermédiaires : politiques et pratiques (1999).

En fait, l’expression qui traduirait avec le plus de justesse la notion de records management serait la gestion des documents d’archives de valeur administrative et légale, mais convenons que personne n’utiliserait cette expression dans la vie quotidienne… La notion d’information consignée et organique, expression bien définie par Jean-Yves et Rousseau et Carol Couture dans ses Fondements (1994) et reprise par l’Association des archivistes du Québec dans ses orientations stratégiques (AAQ 1999) [06], serait également valable. Bien qu’elle fasse consensus dans la communauté archivistique québécoise, elle demeure toutefois très peu utilisée dans la pratique quotidienne du records manager, tout simplement parce qu’elle n’établit pas de distinction entre les valeurs administratives (documents actifs oui archives courantes), légales (documents semi-actifs ou archives intermédiaires) et patrimoniales (archives définitives) des documents. 

Alors, à quel terme devons-nous recourir pour désigner notre pratique? Certes, il est regrettable que les archivistes français préconisent l’expression records management sous prétexte que le concept n’a pas d’équivalent en français. Et il est tout aussi regrettable que des archivistes québécois persistent à traduire cette expression par gestion des documents ou gestion documentaire. À cet effet, le terme gestion documentaire contribue à semer encore davantage de confusion dans les pays européens dans lesquels il est identifié à la documentation, et non à l’archivistique. Rappelons que, dans les pays francophones d’Europe, on opère une distinction entre bibliothécaires, documentalistes et archivistes. Par exemple, la filière Information documentaire de la Haute école de gestion de Genève n’est pas une école de records management… mais bien un lieu où s’enseigne la science de l’information, c’est-à-dire la bibliothéconomie, la documentation et l’archivistique. 

Ce qui importe de retenir ici, c’est que le mot document en français ne désigne en aucun cas le caractère organique du document d’archives.  Toutefois, comme le soulignent avec raison les archivistes suisses François Burgy et Barbara Roth [07], aucune appellation ne parvenant à satisfaire tout le monde, nous devons prendre une position en fonction des derniers développements de la discipline archivistique. 

Quoi faire ? L’Association internationale des Archives francophones, pour son projet de portail archivistique, a pris la décision de retenir l’expression gestion des documents à la suite d’un débat avec les tenants de la non-traduction de records management. Ces tenants, notons-le, sont surtout français… En conséquence – et là, je rends vraiment les armes… – j’estime que, tout en se conformant à la norme ISO 15489, l’expression gestion des documents devra être préférée à toutes autres pour désigner la gestion des archives de valeur administratives et légales. Par contre, je recommande de faire suivre cette expression, à chaque fois que possible, par ce qu’elle désigne dans les faits, soit la gestion des archives de valeur administrative et légale. Ainsi, peut-être pourrions-nous donner naissance à nouvel acronyme : la GAVAL… Bref, il s’avère inutile de poursuivre ce débat… que n’a d’ailleurs pas clos la norme ISO 15489 en adoptant officiellement, en français, le terme de records management.

Le 5 août 2010, révisé en décembre 2013


Références:

[01] ISO 15489, Norme internationale: Information et documentation – « Records management ». Genève, ISO, 2001.

[02] Rousseau, Jean-Yves, Carol Couture et collaborateurs (1994). Les fondements de la discipline archivistique. Québec: Presses de l’Université du Québec.

[03] Duranti, Luciana. «Diplomatics : New uses for an old science» (Part I-VI.), Archivaria, 28-33 (1989-1992).

[04] Loi sur les archives du Québec (1983), site de l’Éditeur officiel du Québec. <http://www.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/home.php>

[05] Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives. <http://www.cnrs.fr/Archives/archives/lois/loi1979.html>

[06] Association des archivistes du Québec (1999). « Orientations stratégiques 1999-2005 », site de l’Association des archivistes du Québec.  <http://www.archivistes.qc.ca/fonctionnement/docs/Orientations1999-2005.pdf>

[07] Burgy, François et Barbara Roth. « Les Archives en Suisse : ou la fureur du particularisme », Archives 34 : 1-2 (2002), p. 37-80

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